昔はおじさんはサラリーマン時代に２回 会社設立に関係したことがある。従って親会社の文書規定などを参考に 社内および部内のほとんどの文書の原案を作成したこともある。ビジネス文書は勤務先の規定類などを詳しく見て置けば理解できる。ほぼ定型が定まっており、起承転結 文書の形は相手の名前などいくらか変えれば対応できる。従って今なら社内のサーバーを見れば文書本体は書ける（コピー出来る）と思う。
手が止まり 困るのは 封書の宛名書きである。
宛名書き
１. 様
「様」は口語でも文面でも使える便利な敬称なので 上司や先輩社員などの目上の人にはもちろん、同僚や後輩など、立場の上下に関わらずどのような人にも使うことがでる。口語でもよく用いられる敬称で、もちろん文章でも使えます。場面や使う相手を問わずオールマイティーに使えるので、とても便利な敬称と言える。
注意しないといけないのは 個人名に添える敬称なので、組織や団体には使えません。ビジネスシーンでは、社名や部署に「様」をつけてしまわないよう注意が必要です。
２. 殿
「殿」は目下の人に対して使うのが一般的と考える。
「殿」は事務的・公式的な文書などで用いられることの多い敬称です。昔は身分の低い者から高い者へ使われてきましたが、今は目上の人が目下の人に対して使う言葉とされています。そのため、目上の人には「様」を使うのが正解です。ビジネスシーンでは、「殿」は おじさんの若い頃は 立場関係なく誰に使っても良い敬称とされていましたが、見下されていると感じる人も少なくありません。知らず知らずのうちに反感を買ってしまう可能性もあるので、目上の人には使わないことをおすすめします。「殿」と「様」で迷った場合は、「様」を用いるのが無難です。
３. 御中
「御中」は会社や団体につける敬称
「様」や「殿」と異なり、「御中」は会社や団体などに続けて使う敬称です。「○○株式会社 御中」「○○株式会社 人事部 御中」というように使います。組織名に用いる敬称なので、個人名や役職名につけてしまわないように気をつけてください。
気付
「気付(きづけ)」には大きく分けて２種類の意味があり、１つは「注意を促すこと」ですが、宛名に使った場合は「書簡を直接相手の住所に送らず 荷物や手紙を受けとってほしい相手が本来所属していない場所に送る場合に使います。「確実に目的の相手に届けてほしいので、どうかお取り計らいください」という意図を含んだ、便利な表現といえます。
気付は個人の家に郵送する場合は使いません。あくまで企業や団体、ホテルなどへ宅配あるいは郵送するときに使用します。
１．宿泊予定ホテルに荷物を送る場合
自分が宿泊する予定のホテルに自分の荷物を郵送するときや、長期出張などでホテルに滞在中の同僚や取引先の人宛てに荷物や手紙を郵送するときに、気付と書きます。ホテル宛てに送る場合は、本当に届けたい相手の手に渡るか(もしくは自分宛てにきちんと届くか)不安になりがちですが、気付の表記ルールを正しく理解していれば安心です。
たとえば、自分の名前を〇〇とすると、下記のような宛名の表記となります。
表記文例： △△ホテル フロント係 気付 〇〇行
２. 病院で使う「気付」
入院している人へ手紙やお見舞い品を送る場合にも、宛名に気付を使用します。また、長期入院している会社の同僚や上司から「仕事の資料を病院宛てに送ってほしい」といわれた場合などに使います。
表記文例： △△病院 ▲▲科 ●号室 気付 〇〇様
看護師さんに連絡を取りたい場合は
表記文例： △△病院 ▲▲科 気付 〇〇様
３.会社で使う「気付」
表記文例： △△株式会社 気付 ▽▽株式会社 ●●部 ○○様
４ 祝電や弔電で使う「気付」
表記文例： ▲▲ウエディング 気付 ○○様